O objetivo do presente texto é abordar os impactos do eSocial no dia a dia das instituições de ensino.
- 1. O que é o eSocial ?
Trata-se de umprojeto do governo federal para unificar o envio de informações trabalhistas e previdenciárias. Será uma verdadeira “revolução digital”, afetando funcionários, empregadores e suas relações com o governo.
- 2. Quais os principais objetivos do governo com a implementação do eSocial ?
Com o aumento da transparência e qualidade das informações, os controles serão maiores, diminuindo a informalidade e a sonegação, o que obviamente aumentará a arrecadação.
- 3. Quando o eSocial será implementado ?
O governo vem adiando o cronograma do eSocial, principalmente para permitir uma melhor adaptação das empresas a nova realidade. Como é um projeto que envolve Receita, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho, também há necessidade de adaptação dos sistemas destes órgãos.
A última previsão é de que os testes sistêmicos do eSocial terão início em janeiro de 2015, com a completra implementação do projeto a partir de 2016.
- 4. A Legislação trabalhista será alterada?
É importante ressaltarmos que não é uma mudança na legislação, mas uma completa alteração no tratamento das informações e no relacionamento das empresas com a Receita Federal, INSS, Ministério do trabalho e Caixa Econômica Federal. Ou seja, a lei será aplicada ao “pé da letra”, com fiscalização on line.
Como tudo estará digitalizado, os controles serão mais precisos, haverá total transparência das informações previdenciárias e trabalhistas; o “jeitinho” que damos em alguns procedimentos deverão ser deixados de lado – abordaremos exemplos práticos a seguir.
DICAS IMPORTANTES
Citamos abaixo alguns procedimentos usuais das instituições de ensino que deverão ser eliminados com o advento do eSocial.
- Funcionário que começa a trabalhar sem documentação completa: é uma prática comum nas instituições de ensino, que não será mais possível com o eSocial . Ou seja, para começar a trabalhar, será necessário que toda a documentação do profissional esteja na escola.
- Programas de saúde e riscos do trabalho: tratamos os programas de riscos e saúde ocupacional dos trabalhadores como um custo desnecessário e que providenciamos em casos de fiscalização. O cumprimento de tais programas será requisito indispensável para inserção do empregado na folha de pagamento; os exames médicos admissional, demissional e periódico também deverão ser realizados nas datas corretas.
- Aviso de férias: os prazos de avisos de férias deverão ser cumpridos, a prática de definir as férias do profissional e acertar o aviso a posteriori também deverá acabar.
- Contratação de autônomos: a contratação dos serviços de pessoa física autônoma – instrutores de judô, natação, balé, nutricionistas etc – ocorre, em sua maioria, sem a devida preocupação com a documentação. As escolas deverão rever esse processo, pois o serviço de autônomos deverá ser comunicado e incluso na folha de pagamento – ou seja, deixará de ser tratado apenas como a “emissão de um simples recibo de pagamento”
- Fechamento da folha de pagamento antes do último dia do mês: é prática comum não esperar o último dia do mês para fechar o ponto dos empregados e fazê-lo em meados do dia 20 de cada mês. As escolas deverão rever seus processos internos, pois vários erros decorrem desse fechamento antecipado, que é conflitante com a legislação trabalhista e será constatado pelo eSocial
- 5. Para finalizar, o que mais as escolas podem fazer ?
É importante que estejamos preparados para as mudanças que estão por vir.
Sugerimos que entrem em contato com seus contadores e iniciem um diálogo sobre o eSocial, discutindo quais procedimentos serão alterados no dia-a-dia. É fundamental preparar com antecedência os sistemas gerenciais das escolas, com ênfase na forma como as informações serão transmitidas aos contadores.
Frederico Venturini
Tre-Le-Lê Creche Escola